سیستم تدارکات الکترونیکی و 22 مورد از مزایای آن
گسترش روزافزون فناوری اطلاعات وارتباطات و به تبع آن اینترنت باعث دگرگونی نحوه انجام فعالیت‌های اقتصادی و خدمات در این حوزه در سایه افزایش دقت و سرعت و شفافیت و کاهش هزینه و زمان در دنیای کنونی شده است.
در واقع فناوری‌های نوین می‌توانند بر نقطه ضعف¬های تعاملات درازمدت با گروه کوچکی از شرکای کسب وکار، از قبیل هزینه‌های چانه‌زنی و مخاطره محدودشدن، غلبه کند.
این در حالی است که بهره‌گیری از فناوری در اقتصاد به خودی خود منافع و مزایایی مانند مزیت قیمتی، اطمینان از کیفیت و در دسترس بودن موارد مورد نیاز را ممکن می‌سازد.
در این بین، در برخی موارد این امکان وجود دارد که یکپارچه کردن فرآیندها و ساختارهای سازمانی تدارکات مستقیم وغیرمستقیم مفید واقع شود.
سیستم تدارکات الکترونیکی در اقتصاد کشور
در این مطلب، ابتدا با بیان مفاهیم مرتبط با تدارکات، زیر فرآیندهای آن تشریح شده و با شناسایی نیازمندی‌های آن، به بیان تعاریف و جایگاه آن در اقتصاد کشور و نیز جایگاه آن در سطح بین‌الملل پرداخته شده است.
پس از آن به تشریح تلاش‌های مرکز توسعه تجارت الکترونیکی دولت در خصوص پیاده‌سازی نمادهای مختلف دولت الکترونیکی به ویژه تدارکات الکترونیکی در بدنه دولت پرداخته و به روند تصویب برخی قوانین و آیین‌نامه‌های اجرایی مهم در این خصوص اشاره شده است.
در ادامه به بررسی وضع موجود در برخی کشورهای دنیا و اقدام‌های انجام شده در آنها پرداخته شده و ضمن بیان نقش، جایگاه و مزایای به‌کارگیری تدارکات الکترونیکی در سازمان‌های دولتی، مراحل راه‌اندازی سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) و الزام‌ها و ملاحظات پیاده‌سازی آن در کشور بیان شده است .
مدیریت فرآیند تدارکات به عنوان یکی از فرآیندهای زنجیره تأمین با هدف کسب کالا یا خدمات مورد نیاز با کمترین هزینه و در بهترین شرایط زمانی، مکانی، کمی و کیفی جایگاه ویژه‌ای در مدیریت کسب و کار دارد. در یک نگاه کلی، فرآیند تدارکات از مرحله شناسایی نیازمندی‌ها تا دریافت خدمات یا کالای خریداری شده برای رفع نیازمندی را شامل می‌شود.
به دلیل ارتباطی که بین این فرآیند و دیگر فرآیندهای زنجیره تأمین وجود دارد، هرگونه بهبود در آن می‌تواند بر عملکرد کسب و کار و حتی کل زنجیره تأثیر بگذارد.
در هر فرآیند تدارکات سه جزء اصلی وجود دارد که عبارت است از خریدار، فروشنده و موجودیت مورد معامله که هر یک از آنها دارای ویژگی‌هایی هستند و به نحوی در تصمیمات ظاهر می‌شوند.
اینترنت فرصت‌های بسیاری را برای بهبود فعالیت‌های زنجیره تأمین به خصوص در حوزه تدارک فراهم کرده است. یکی از این زمینه‌های نوظهور، تدارکات الکترونیکی است.
استفاده از اینترنت برای انجام فرآیندهای تأمین و تدارکات را تدارکات الکترونیکی می‌نامند. با استفاده از راه‌حل‌های ارایه شده در زمینه تدارکات الکترونیکی می توان فعالیت‌های تدارک را در طول زنجیره یکپارچه کرد.
تدارکات الکترونیکی با استفاده از تکنولوژی اینترنت فعالیت خرید و تأمین را در سازمان‌ها مکانیزه می‌کند. با توجه به این که بسیاری از سازمان‌ها درصدد کاهش هزینه‌های ستادی و مدیریتی خود بوده و علاقمند به مدیریت جریان نقدی به نحو مطلوب‌تری هستند، سیستم‌های تدارکات الکترونیکی می‌توانند به عنوان یک ابزار کارا و مؤثر در این زمینه مطرح شوند.
تدارکات تهیه و خرید اقلام و تجهیزات مورد نیاز است و می‌تواند موارد انتخاب تأمین‌کننده، ثبت و بررسی نیازها و درخواست‌های خرید، تأیید سفارشات، پردازش سفارش خرید، اقدام برای به اجرا گذاردن سفارشها، هماهنگی پرداخت قیمت اقلام، بارگیری و دریافت اقلام را شامل شود.
در واقع تدارکات الکترونیکی انجام امور یادشده، از طریق اینترنت است.تعاریف مختلفی از سیستم تدارکات الکترونیکی به عنوان بخشی از تجارت الکترونیکی مطرح شده است.
بر اساس انتشارات بررسی شده از گروه تحقیقاتی فناوری اطلاعات، تدارکات الکترونیکی اساساً یک سیستم کاربردی خرید و تدارک مبتنی بر اینترنت / اینترانت یا سرویس میزبانی است که جریان خرید شرکای تجاری را آسان ساخته، بهره‌وری تجارت را از طریق زنجیره تأمین بالا برده و توانایی‌های استراتژیک تجارت الکترونیکی را در دنیای اینترنت فراهم می‌سازد.
به بیان دیگر، سیستم‌های تدارکات الکترونیکی، در راستای به‌دست آوردن مواد و قطعات از طریق وب یا به‌کارگیری استانداردهای سنتی تبادل الکترونیکی اطلاعات، برای ساخت داخلی(تهیه مستقیم) یا تدارکات و تجهیزات اداری (تهیه غیرمستقیم)، استفاده می‌شود.
به بیان کارآبلو، محقق حوزه اقتصادی، تدارکات الکترونیکی به عنوان تکنولوژیی تعریف شده است که برای تسهیل به دست آوردن کالاها به وسیله سازمان‌های تجاری یا دولتی از طریق اینترنت طراحی شده است. تدارکات الکترونیکی خرید و فروش تدارکات و خدمات میان بنگاه‌ها یا بنگاه با مشتری از طریق اینترنت است. وب سایت‌های تدارکات الکترونیکی به کاربران شناخته شده و امکان جست‌وجو به دنبال فروشندگان و خریداران کالاها و خدمات را می‌دهند. به عنوان جمع‌بندی سیستم‌های تدارکات الکترونیکی به‌طور معمول کاملاً مبتنی بر وب بوده و از طریق اینترنت کنترل و هدایت می‌شوند و کاملاً خودکار هستند .
این سیستم‌ها جریان تأمین کالا و خدمات را بین تأمین‌کننده و خریدار کاملاً یکپارچه می‌کنند. ارایه اطلاعات به موقع و مفید در راستای افزایش اثربخشی تصمیمات خرید نیز از دیگر مزایای این سیستم‌ها است.
مزایای پیاده‌سازی سیستم تدارکات الکترونیک
پیاده سازی یک سیستم تدارک الکترونیک مزیت‌های زیادی برای شرکت‌های به خدت گیرنده چنین امکاناتی دارد. در اینجا به اختصار مهم‌ترین مزایای بکارگیری سیستم‌های تدارک الکترونیک بیان می‌شوند:
- سودآوری بیشتر برای طرفین معامله
- افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها در ارتباط با سازمان‌ها، مشتریان و دولت
- خرید کاراتر درون ارگان‌های دولتی وشرکت‌ها با تسهیل و استاندارد سازی فعالیت‌های خرید
- بهبود شفافیت در همه عرصه‌های خرید
- افزایش توانایی مذاکره و بالابردن قدرت خرید
- مدیریت متمرکز قراردادها
- دسترسی بهتر طرفین به اطلاعات مناقصه‌ها و مزایده ها
- کنترل مخارج خریدهای پراکنده واستفاده بهتر از ارتباطات رسمی با شرکت‌های تأمین کننده
- جریان گردش کار بهتر و سریع تر بین شرکت‌ها و یا دولت با تأمین کنندگان
- افزایش توانایی همکاری فراهم‌کنندگان خدمات و صنعت برای برآورده‌سازی بهتر نیازهای تدارکاتی
- بهبود مدیریت مالی وایجاد میدان دید بهترو کنترل راحت تر برای متولیان بودجه
- پرداخت سروقت صورتحساب تأمین کنندگان
- قیمت پایین تر کالاها و خدمات ارائه شده به سازمان‌ها ی دولتی یا شرکت‌ها
- کاهش فوق العاده درزمان تهیه کالاها
- نگهداری بهتر سطح موجودی
- افزایش ابداعات و ابتکارات در تدارکات
- بهبود توانایی تحلیل و اندازه‌گیری مخارج وکارایی
- بیهنه‌سازی خدمات مشتریان
- بهبود مدیریت اطلاعات، ارتباطات و دانش ودرنتیجه بهبود عملیات تجاری
- بهبود و کارایی بیشتر فرایندها
- کاهش انواع هزینه‌ها ازجمله هزینه کارهای کاغذی و ثبت‌های تکراری
- دسترسی وسیع تربرای کسب‌و‌کارهای محلی و کوچک
بدون دیدگاه