تیم مجازی و 5 نحوه مدیریت مجازی

یک تیم مجازی (Virtual team)، گروهی از افراد هستند که در موقعیت‌های مختلف جغرافیایی قرار دارند و با استفاده از فناوری‌های ارتباطی، مانند ایمیل، چت، تلفن و ویدئوکنفرانس، با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند.

و به صورت هماهنگ و همکاری در پروژه‌های مشترک شرکت می‌کنند. در تیم مجازی، افراد با همکاری و هماهنگی از راه دور کار می‌کنند .و اغلب در تیم‌هایی با اعضایی از فرهنگ‌ها، زبان‌ها و موقعیت‌های جغرافیایی مختلف قرار می‌گیرند.

تیم‌های مجازی معمولاً برای کارهایی که نیازمند هماهنگی و همکاری بین افراد مختلف می‌باشند، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

با استفاده از این روش، کسب و کارها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش داده و در نهایت هزینه‌های خود را کاهش دهند.

از آنجایی که اعضای تیم در مکان‌های مختلف هستند، محدودیت زمانی و مکانی برای آنها وجود ندارد و می‌توانند به راحتی با یکدیگر در ارتباط باشند.

تیم‌های مجازی معمولاً برای انجام پروژه‌های خاص، که نیازمند تخصص‌های مختلف و هماهنگی بین اعضای مختلف هستند، استفاده می‌شوند.

این روش، به کسب و کارها امکان می‌دهد تا بهره‌وری خود را افزایش داده و هزینه‌های خود را کاهش دهند.

اما به دلیل عدم وجود ارتباط حضوری، موفقیت یک تیم مجازی بستگی به ایجاد اعتماد سریع میان اعضای آن دارد.

به همین دلیل، انتخاب اعضای مناسب و تشکیل یک تیم مجازی با اعضایی که به آنها می‌توان اعتماد کرد، از اهمیت بسیاری برخوردار است.

تیم مجازی و تیم‌‌سازی مجازی در سازمان

. 1تیم‌‌های شبکه‌‌ای: این تیم‌‌ها شامل اعضایی با مهارت‌‌های مختلف هستند که تخصص و دانش خود را درباره یک موضوع یا پروژه به اشتراک می‌‌گذارند. انعطاف‌پذیری در این نوع از تیم‌های مجازی زیاد است. اعضای جدید به راحتی ملحق می‌شوند و اعضای موجود پس از تکمیل نقششان، تیم را ترک می‌کنند.

۲. تیم‌‌های موازی: تیم‌‌هایی هستند که برای مدت کوتاهی برای رسیدن به یک هدف خاص تشکیل می‌شوند.اعضای آنها معمولا همکارانی از همان سازمان هستند که برای یک فرآیند یا فعالیت، تصمیم‌گیری می‌کنند.

۳. تیم‌‌های توسعه محصول: تیم‌‌هایی هستند که هدفشان توسعه یک محصول، سیستم یا فرآیند جدید است.

۴. تیم‌‌های خدماتی: در یک تیم خدماتی، هر یک از اعضای تیم به‌طور مستقل کار می‌کنند، زیرا آنها اغلب در مناطق مختلف ساکن هستند.

۵.تیم‌‌های مدیریتی: اعضای یک تیم مجازی مدیریت، درباره استراتژی کلان سازمان و انواع استراتژی‌‌های عملیاتی سازمان به بحث و تبادل نظر می‌‌پردازند.

۶.تیم‌‌های خارجی: بسیاری از شرکت‌‌ها، برخی از فعالیت‌‌های اصلی یا فرعی خود را به کشورهای دیگر، برون‌‌سپاری می‌کنند.

یکی از دلایل انجام این کار، مدیریت هزینه‌ها است. بنابراین تیم‎های خارجی در مکان‌‌های مختلف مستقر بوده و با تعاملات و ارتباطات کاری، فعالیت‌‌های خود را به خوبی هدایت و رهبری می‌کنند.

از نظر دکتر واتکینز تیم‌های مجازی گروه‌های کاری هستند که:

1. اعضای تیم اساساً از طریق راه‌های الکترونیکی با یکدیگر تعامل دارند.
2. اعضای تیم دارای وظایف وابسته به یکدیگر هستند. یعنی به معنای واقعی تیم می‌باشند و مستقل از هم کار نمی‌کنند.

نحوه مدیریت تیم های مجازی

عناصر کلیدی برای رهبری و مدیریت یک تیم مجازی موفق، با عناصر مورد نیاز برای رهبری تیم های سنتی تفاوت چندانی ندارند.

با این حال، پیاده سازی این عناصر در یک تیم مجازی حیاتی است. به ویژه برای ایجاد محیطی که اعضای تیم در آن فعال، سازنده و کارآمد هستند:

• اعتماد: اعتماد به هم تیمی های شما قدرت می بخشد، همگی را انعطاف پذیرتر و از همان ابتدا یک محیط کاری مفیدتر ایجاد می کند.پذیرش ریسک های معقول و در صورت لزوم حل مشکلات به تنهایی را درتیم خود پرورش دهید.

• انگیزه: وقتی نمی‌توانید پنج نفر از اعضای تیم خود را برای رسیدن به هدفی یا گوش دادن به سخنان انگیزشی هنگام صرف غذا، همراه و مشتاق کنید.باید راه‌های خلاقانه‌تری برای ایجاداشتیاق و همراهی آنها پیدا کنید.
• استقلال: شما نمی توانید بر انجام کار افراد تیمتان در خانه نظارت کنید و قطعا نباید این کار را انجام دهید.

به آنها استقلال بدهید تا برنامه زمانی برای خود وضع کنند و به انجام سروقت کارهایشان در منزل اعتماد کنید.

تا زمانی که ضرب الاجل کارخود را رعایت می کنند،اشکالی ندارد اگر وسط روز کاری لباس‌هایشان را هم بشویند.

• ارتباطات: شاید یکی از چالش برانگیزترین و در عین حال حیاتی ترین عناصر برای رهبری یک تیم مجازی موفق، ارتباط شفاف و موثر باشد.

ارتباطات حضوری احتمالاً به ندرت اتفاق می افتد، بنابراین اولویت خود را ایجاد ارتباط مؤثر در محل کار قرار دهید تا مطمئن شوید اعضای تیم شما ،احساس شنیده شدن، دیده شدن و حمایت می کنند.

• تعاملات: علاوه بر داشتن دیدگاهی متمرکز بر کارگروهی، باید ابزارهای مناسب را برای تقویت تعاملات در محل کار برای تیم فراهم کنید.

اسناد به اشتراک گذاشته شده، ابزارهای پیام رسانی، و ابزارهای مدیریت کار تعاملاتی، اجزای کلیدی برای ایجاد یک کارگروهی مجازی هستند.

این عناصر کلیدی را هنگام مدیریت تیم راه دور خود در نظر داشته باشید اما همچنین بدانید که عوامل دیگری وجود دارد که پایه و اساس یک تیم مجازی موفق را می سازد.

در اینجا خلاصه ای از نکات مورد علاقه ما برای استخدام و رهبری یک تیم دور کار با تعاملات عالی وعملکرد خوب آورده شده است.

محدوده تیم های مجازی

اگرچه تیم های مجازی به شدت به فناوری اطلاعات و ارتباطات متکی هستند، اما این تنها به صنعت فناوری اطلاعات محدود نمی شود.

امروزه تقریباً تمام بخش‌های صنعت از ساخت‌وساز، تولید، مراقبت‌های بهداشتی و خودرو گرفته تا خرده‌فروشی و غیرانتفاعی از تیم‌های مجازی بهره می‌برند.

در سرتاسر جهان، از یک سو سازمان‌های بزرگ‌تری مانند هیولت پاکارد، ویرپول، تگزاس اینسترومنتز، بریتیش پترولیوم و غیره با منابع و قابلیت‌های عظیم خود از مزایای تیم‌های مجازی برای افزایش بهره‌وری و خدمات خود به مشتریان استفاده می‌کنند.

از سوی دیگر، سازمان‌های کوچک و شرکت های متوسط ​​(SME) از آن برای افزایش رقابت خود استفاده می کنند. موفقیت شرکت های کوچک و متوسط ​​به دو عامل، یعنی کیفیت محصول و بهره وری بستگی دارد.

به منظور حفظ رقابت جهانی، شرکت‌های کوچک و متوسط ​​(SMEs) می‌توانند از اشتراک دانش و سیستم‌های مشارکتی تیم‌های مجازی برای ادغام با فروشندگان، مشتریان و تامین‌کنندگان خود استفاده کنند.

تقریباً تمام وظایف اصلی یا نقش های شغلی مانند تحقیق و توسعه، فروش، مهندسی، مالی، تدارکات و منابع انسانی را می توان در یک محیط مجازی انجام داد.

*نتیجه گیری*

دنیای تیم های مجازی دنیای متغیری است که نرخ تغییرات آن بسیارسریع،فزاینده و غیرقابل پیش بینی است و سازمانها بایدآمادگی پذیرش این تغییرات وتطابق با آنرا داشته باشد.

درواقع تیم های مجازی درپاسخ به این تغییرات وبهره برداری از فرصتهای ایجاد شده توسط این تغییرات شکل گرفته اند.

پیشرفتهای تکنولوژی اطلاعات وارتباطات شیوه های ارتباطی و تعاملی را دگرگون ساخته است به نحوی که شیوه های سنتی جوابگوی نیازهای امروزی نمی باشد.و اگر سازمانی ازقبول و به کارگیری این شیوه خودداری کند توانائی رقابت خود را ازدست می دهد.

و محکوم به فناست بااین حال به کارگیری تکنولوژیهای نوین ارتباطی نیازمندبستر سازمانی مناسب،داشتن مدیران وکارکنان آشنا به علوم کامپیوتر ومهارتهای ویژه جهت مدیریت این تکنولوژی ها می باشد.

سازمانهایی که ازتیم های مجازی استفاده میکنند باید انعطاف پذیر بوده وتوانائی تغییرفرهنگ و وفق یافتن باتغییرات محیطی سریع امروزی را داشته باشند .

که این امر سازمانها را به سوی ساختارهای افقی سوق میدهد بعلاوه سازمانها باید دارای مدیران ورهبرانی باشند که بتوانند بامهارتهای ویژه خود این تیم های نوین راهدایت کنند تااثربخش واقع شوند. همچنین سازمانها بایدآموزش ها وحمایتهای لازم رابرای اعضای تیم های مجازی فراهم کنند تا ازمزایای تیم های مجازی که قبلاً به آنها اشاره شدبهره مند گردند.

درپایان باید خاطرنشان کرد که تکنولوژیهای ارتباطی و اطلاعاتی پیوسته درحال تکامل وپیشرفت می باشند که این ازویژگیهای ماهیتی محیط کاری نوین میباشد.

سازمانها هرروزشاهد تغییر در ابزارها و شیوه و تکنولوژیهای ارتباطی هستند و در این رابطه بایدمناسب ترین تکنولوژی و شیوه های ارتباطی را انتخاب کنند.

منابع

Cyberpreneur

donya-e-eqtesad

dadekavan

alisaravani41.blogfa

colatform

irancoaching